Digital Benchmark Berlin
pour l'EBG

Le contexte

L'EBG (Electronic Business Group) est le principal think-tank français sur l'innovation digitale. 660 sociétés adhérentes, plus de 110 000 professionnels actifs. Au-delà des Task Forces et conférences mensuelles, l'EBG organise plusieurs événements annuels qui réunissent l'écosystème digital européen.

J'ai été directeur technique de l'EBG pendant neuf saisons consécutives, sur l'ensemble de leur calendrier événementiel : Digital Innovation, Digital Performances, Assemblée Générale, Dîners EBG 500, et la série phare des trois éditions internationales du Digital Benchmark : Londres en 2017, Barcelone en 2018, et Berlin du 22 au 24 mai 2019 au bcc Berlin Congress Center.

Le Digital Benchmark Berlin a réuni plus de 850 décideurs numériques européens (CMO, CDO, Ecommerce Managers, Head of Social Media, Directeurs Innovation) sur trois jours d'événement sur invitation uniquement, avec keynotes, panels internationaux, dizaines de workshops, réunions one-to-one business et deux dîners de gala.

Mon rôle : direction technique globale

Sur cet événement, je n'étais pas un cadreur ou un technicien isolé. J'étais directeur technique, missionné directement par l'EBG. Mon rôle couvrait l'ensemble du dispositif technique de l'événement : plénières en grande salle, dizaines de workshops répartis dans les salles secondaires, halle d'exposition avec stands partenaires, soirées et dîners de gala, captations vidéo et reportage.

Je travaillais en équipe avec Alexis Drapier à la réalisation pour la partie reportage et interviews, et avec une boîte technique locale anglophone basée à Berlin pour la fourniture du matériel sur place et les interventions opérationnelles. La coordination logistique amont était co-organisée avec la cheffe de projet EBG.

Les contraintes

• Audience décideurs européens premium : 850+ CMO, CDO, Ecommerce Managers de grandes marques internationales. Les standards techniques attendus sont alignés sur ceux d'un événement professionnel de haut niveau, pas sur ceux d'une convention corporate classique. Aucun écart toléré sur la qualité finale.
• Multiplicité des espaces simultanés : plénières, dizaines de workshops parallèles, halle d'exposition, espaces dîners. Chaque espace a ses propres contraintes techniques (son, vidéo, captation, projection) et son propre planning. Il fallait orchestrer l'ensemble en cohérence.
• Logistique transfrontalière : transport de l'ensemble du matériel technique de Paris à Berlin via un camion 20m³, coordination des autorisations douanières, anticipation rigoureuse de la chaîne logistique.
• Travail avec une équipe locale anglophone : coordination en anglais avec le prestataire technique allemand, alignement des cultures techniques française et allemande, intégration de leur matériel local au dispositif que nous transportions de France.
• Format premium sur trois jours pleins : aucune fenêtre de récupération entre les sessions, dispositif technique en charge continue de l'ouverture du mercredi à la clôture du vendredi, plus les soirées.

Le dispositif

La logistique d'un événement à l'étranger

Sortir un dispositif technique complet de France pour le redéployer à Berlin n'est pas anodin. Un camion 20m³ a transporté l'ensemble du matériel français depuis Paris jusqu'au Berlin Congress Center. Cette logistique se prépare des semaines en amont avec la cheffe de projet EBG : inventaire matériel, plans de chargement, autorisations douanières, plannings d'arrivée et de retour, prévisionnel de matériel de secours.

Sur ce type d'événement, la logistique demande une anticipation précise. L'acheminement du matériel et sa vérification sur place doivent être parfaitement sécurisés pour garantir la qualité de l'événement devant 850 décideurs européens. Sur trois éditions internationales successives (Londres, Barcelone, Berlin) et neuf saisons à l'EBG au total, ce travail logistique amont est devenu une routine bien rodée.

Travailler en directeur technique, pas en exécutant

Mon rôle de directeur technique sur cet événement n'était pas de manipuler une caméra ou un mélangeur. C'était d'orchestrer les compétences techniques nécessaires sur l'ensemble du périmètre. Choisir le bon matériel pour chaque espace, s'assurer que l'équipe locale et l'équipe française travaillent en cohérence, anticiper les conflits de planning entre workshops simultanés, valider les choix techniques avec la cheffe de projet EBG.

C'est exactement le type de rôle qui justifie la collaboration multi-éditions. Une fois qu'une institution comme l'EBG a trouvé un directeur technique de confiance, capable d'absorber leurs exigences sans qu'ils aient à les répéter chaque année, ils n'ont aucune raison d'aller chercher ailleurs. La fidélité multi-saisons est la métrique la plus solide pour évaluer la qualité d'une prestation B2B premium.

Le déroulé

• Plusieurs mois en amont : coordination avec la cheffe de projet EBG, validation du dispositif technique global, plans de salles, recensement des besoins par espace.
• Plusieurs jours de repérages : visites techniques préalables au bcc Berlin Congress Center, validation des accès et alimentations, briefing de la boîte technique locale allemande.
• Logistique de transport : chargement du camion 20m³ à Paris, transport vers Berlin, validation à l'arrivée, installation par espace.
• Une semaine sur place : installation, tests, déroulement des trois jours d'événement (mercredi 22 au vendredi 24 mai), démontage, retour matériel.

Résultats

• Trois éditions internationales du Digital Benchmark gérées en direction technique : Londres 2017, Barcelone 2018, Berlin 2019.
• Neuf saisons consécutives de collaboration avec l'EBG sur l'ensemble du calendrier événementiel.
• 850+ décideurs européens reçus sur l'édition Berlin sans incident technique majeur ayant affecté l'événement.
• Zéro défaillance logistique sur le transport et la coordination France-Allemagne.

Ce que j'en retiens

Diriger techniquement un événement comme le Digital Benchmark, c'est accepter une exigence permanente. L'EBG ne s'adresse pas à un public familial ou grand public. Ce sont des décideurs numériques européens, beaucoup viennent eux-mêmes de l'industrie de la tech ou des médias, ils savent reconnaître un dispositif technique mal calibré dès la première heure de l'événement. Le niveau d'exigence est maximal.

Ce qui m'a marqué sur ces neuf saisons à l'EBG, c'est moins les exploits ponctuels que la durée de la confiance. Trois éditions internationales (Londres, Barcelone, Berlin), des dizaines de Digital Performances, d'Assemblées Générales et de Dîners EBG 500, sans qu'il y ait jamais eu besoin de réajuster le contrat ou de redéfinir les attentes. C'est ce type de relation longue durée qui distingue la prestation événementielle ponctuelle de la direction technique partenaire.

Sur des événements de ce calibre, le rôle d'un directeur technique est rarement visible. Si tout fonctionne bien, on n'en parle pas. C'est précisément le but. La technique réussie est celle qui s'efface devant le contenu, devant les rencontres, devant l'expérience que l'organisateur veut offrir à son public. C'est ce que je suis allé chercher sur ces neuf saisons à l'EBG.